PROCEDIMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
1. Objetivo
Establecer los criterios sobre la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, en cumplimiento y desarrollo del derecho constitucional de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar de forma gratuita la información que recaude sobre ellas en bases de datos.
2. Alcance
Esta política aplica para el tratamiento de la información personal de todos aquellos que tengan relación con OPTILASER, S.A. (titulares de información personal) que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de OPTILASER, S.A., quien actúa como responsable del tratamiento de los datos personales.
3. Marco Legal
• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013.
• Decreto 886 de 2014
• Y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen las cuales deben ser aplicadas por Optilaser, S.A.
NOTA: En la medida que decreto(s) que incorpore(n) cambios que modifiquen las leyes anteriormente mencionadas, este Manual se ajustará de acuerdo a los cambios.
4. Aplicación de la política
La política es de obligatorio cumplimiento por parte de todos los colaboradores de OPTILASER, S.A. sus contratistas, proveedores y terceros que actúen en representación de la empresa.
El incumplimiento de esta política acarreará sanciones de tipo laboral o del orden contractual según sea el caso sin que esto se limite a que por las actuaciones ejecutadas deba responder solidariamente con su patrimonio como causa de los daños y perjuicios ocasionados a los titulares de la información y a OPTILASER, S.A.
5. Definiciones
Dato Personal: Cualquier información vinculada que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o indeterminadas.
Dato Personal Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Autorización: mecanismo predeterminado a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste:
1. Por escrito,
2. De forma oral o
3. Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos, en este caso OPTILASER, S.A.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento para este caso el usuario o tercero.
Oficial de Protección de Datos: persona o área designada por el responsable y Encargado que asume las funciones de protección de datos personales y que dará tramite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013 artículo 23.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.”
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Causahabiente: aquella persona física o jurídica que se ha sucedido o sustituido a otra, el causante, por cualquier título jurídico en el derecho de otra. La sucesión o sustitución puede haberse producido por acto entre vivos inter vivos o por causa de muerte mortis causa.
6. Política de Tratamiento de Datos Personales
OPTILASER, S.A., aplicará los principios establecidos en la Ley 1581 artículo 4, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
a) Principio de legalidad: Toda información de datos personales se le dará aplicación según las disposiciones vigentes sujetas a lo establecido en la ley y en las demás disipaciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: La incorporación de datos a las bases de datos físicas o digitales de Optiláser, S.A. deberá obedecer a una finalidad legítima, la cual será oportunamente informada al titular en la cláusula de autorización para el tratamiento y en la política de privacidad.
c) Principio de libertad: OPTILASER, S.A., ejercerá el tratamiento sólo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: OPTILASER S.A., propenderá porque la información sujeta a tratamiento de datos personales sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: Dentro de los mecanismos que se establezcan en OPTILASER S.A., para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información personal, se garantizará al titular y a sus causahabientes, así como a los terceros autorizados por éste, el acceso a la información sobre datos personales que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: OPTILASER S.A., se comprometen a garantizar que la información personal únicamente podrá ser accedida por las personas autorizadas, así mismo su circulación se limitará al ejercicio de las finalidades autorizadas por el usuario. Optiláser, S.A., dispondrán de medios contractuales para garantizar la confidencialidad y circulación restringida de la información.
g) Principio de seguridad: OPTILASER, S.A. adelantará todas las medidas técnicas, administrativas y humanas para garantizar que lanformación personal de los titulares almacenada en bases de datos físicas o digitales no circule o ea accedida por personas no autorizadas.
h) Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en bases o bancos de datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones.
6.2 Finalidad del tratamiento de los datos personales.
El tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los
usuarios (personas naturales) de OPTILASER S.A., tendrá la siguiente finalidad:
1. Cumplir las obligaciones contraídas por la Organización con sus Clientes al momento de adquirir nuestros servicios
2. Mantener informado sobre nuevos productos, servicios, promociones o cualquier información comercial que esté relacionada con el portafolio de productos y servicios de Optilaser S.A.
3. Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios
4. Evaluar la calidad del servicio
5. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo y niveles de contratación.
6. Controlar el acceso a los consultorios y oficinas de OPTILASER S.A., y establecer medidas de seguridad
7. Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de OPTILASER, S.A., incluyendo descargas de contenidos y formatos.
El tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los Colaboradores de OPTILASER, S.A., tendrá la siguiente finalidad:
1. Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
2. Establecer una relación contractual.
3. Desarrollar las actividades propias de la gestión de Talento Humano dentro de la Organización, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
4. Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
5. Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
6. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo de este.
7. Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.
8. Planificar actividades empresariales.
9. Ejercer la defensa ante acciones legales, cumplir con exigencias judiciales o de otras autoridades competentes, derivadas de la vinculación contractual.
10. Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
11. En general para cualquier otra finalidad que se derive de la vinculación contractual.
12. Verificar el cumplimiento de procesos y el acceso a los consultorios y oficinas de OPTILASER S.A., y establecer medidas de seguridad.
El tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los
Prestadores, Proveedores y Asociados de OPTILASER S.A., tendrá la siguiente finalidad:
1. Realizar la vinculación contractual.
2. Evaluar el cumplimiento de sus obligaciones.
3. Hacer el registro en los sistemas de OPTILASER S.A.
4. Cumplir con las obligaciones contraídas con usted como Prestador de Servicio / Proveedor de
OPTILASER S.A.
5. Reconocer la prestación del servicio.
6. Publicar servicios en el portal OPTILASER, S.A., en línea.
7. Suministrar información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
8. Controlar el acceso a los consultorios y oficinas de OPTILASER S.A., y establecer medidas de seguridad.
El tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los
Accionistas y miembros de Junta Directiva de OPTILASER S.A., tendrá la siguiente finalidad:
1. Reconocer, proteger y hacer valer los derechos de los accionistas de OPTILASER S.A.
2. Cumplir con el pago de los dividendos.
3. Contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas.
4. Controlar el acceso a los consultorios y oficinas de OPTILASER S.A., y establecer medidas de seguridad.
7. Derechos del titular de la información.
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a OPTILASER S.A., en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la ESAP para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
3. Solicitar prueba de la autorización otorgada a OPTILASER S.A., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
4. Ser informado por OPTILASER, S.A., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante OPTILASER, S.A.
6. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
7. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
Estos derechos podrán ser ejercidos por:
1. El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición OPTILASER, S.A.
2. Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
8. Autorización del titular
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
9. Datos sensibles
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de Derechos Humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Tratamiento de datos sensibles: Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
1. El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
4. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán
adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
10. Política para el tratamiento de datos para reuniones virtuales
Las reuniones virtuales, se han convertido en una herramienta habitual en las empresas, debido a esto OPTILASER SA decidió implementar estrategias para mantener la privacidad, tanto de los anfitriones como de los propios asistentes, promoviendo así el cumplimiento de la normatividad. Las estrategias definidas son:
1. Acceso Restringido: Controlar quien accede a las reuniones, creando salas virtuales con diferentes ID y enlaces.
2. Enviar el enlace a la reunión por correo electrónico y solo a las personas que deban estar en ella.
3. Grabación de Reuniones: Al inicio de cada reunión se notificará a los asistentes que se está realizando la grabación. Se informará en el chat de la reunión, sobre el link de nuestra política de privacidad de datos personales para que cualquiera de los asistentes pueda informarse sobre su uso. Si por algún motivo la grabación de la reunión fuera a hacerse pública, debemos contar con el consentimiento de los asistentes para reproducir su imagen y voz. 4. Desactivar los micrófonos cuando los participantes no estén interviniendo (esto puede hacerlo el anfitrión y/o el moderador, pero también los participantes, recordándoles que desconecten el micro cuando no estén hablando).
11. Política para el tratamiento de datos de niños y adolescentes
Podrán ser usuarios de los productos y servicios que ofrece OPTILASER, S.A., siempre y cuando actúen a través de o debidamente representados por sus padres o por quienes tengan la patria potestad del menor o su representación legal. OPTILASER, S.A. velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales, únicamente habrá tratamiento de éstos datos cuando exista autorización expresa de sus representantes legales.
12. Autoridades y consentimiento
OPTILASER S.A., utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
13. Aviso de privacidad
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Artículo 10 Decreto 1377 de 2013
AVISO DE PRIVACIDAD
OPTILASER S.A, protege sus datos personales y actúa de conformidad con la Ley 1581 de 2012, “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y demás disposiciones en la materia.
En virtud de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, le informamos que sus datos personales aquí registrados han sido recolectados y almacenados en nuestra base de datos, con la finalidad exclusiva de llevar a cabo procesos de capacitación, actualización, promoción o información de ofertas, planes de incentivos y seguridad.
De igual forma, informamos que los datos correspondientes a su perfil personal y profesional son almacenados en el servidor de la compañía, bajo altos estándares de seguridad, con el objetivo de impedir el acceso no autorizado por parte de terceros.
De conformidad con el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, de la manera más atenta solicitamos la autorización para continuar realizando el tratamiento de sus datos personales, en el marco de las finalidades descritas y de acuerdo a las Políticas para el Tratamiento de Datos Personales de OPTILASER S.A, accesibles a través nuestra página web www.optilaser.co
En caso que decida no autorizar el tratamiento de sus datos personales o que no desee que OPTILASER S.A, lo contacte en el futuro para ofrecerle nuestros servicios o alianzas estratégicas, le solicitamos que nos envíe un correo electrónico a protecciondatos@optilaser.com.co, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de recibo de la presente comunicación, para registrar su no autorización.
Si en el término de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la presente comunicación, no recibimos de su alguna solicitud relativa a la supresión de sus datos personales de nuestras bases de datos, OPTILASER S.A, podrá continuar con el tratamiento de sus datos personales, en el marco de las finalidades mencionadas.
Sin perjuicio de lo anterior, le recordamos que usted podrá, en cualquier momento, solicitar a OPTILASER S.A, actualizar, corregir, completar, precisar o suprimir sus datos personales, enviando su solicitud al siguiente correo electrónico: protecciondatos@optilaser.com.co
En caso de tener alguna petición, consulta, queja o reclamo en relación con el tratamiento de sus datos Personales por parte de OPTILASER S.A, por favor no dude en comunicarse con nosotros a través de las siguientes direcciones: protecciondatos@optilaser.com.co; o en la Carrera 9 # 67ª 19 Of 302-303 de Bogotá, Colombia.
14. Deberes de OPTILASER, S.A. como responsable del tratamiento
Cuando OPTILASER, S.A., actúe como Responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados.
k) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
n) Mantener en todo momento a un trabajador de su planta de personal en constante revisión de los correos de contacto con el propósito de entender las consultas que los titulares de los datos personales realicen respecto de su habeas data.
Nota: Al ser la planta de personal inferior a 10 trabajadores, no será necesario constituir un comité de vigilancia de protección de datos personales, sino que se mantendrá un funcionario ejerciendo dichas actividades. Esta disposición permanecerá siempre que la planta de personal se mantenga en las condiciones y el tamaño actual, sin embargo, en caso de que el número de trabajadores incremente, OPTILASER S.A. deberá constituir dicho comité que tendrá el deber de velar por la protección de los datos de conformidad con lo dispuesto a la normatividad vigente y la Ley de Habeas Data.
15. Consultas
Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, OPTILASER S.A., garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales OPTILASER, S.A., garantiza:
a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
b) Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.
c) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
d) En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 15 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
16. Reclamos
El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través del canal designado, quien ejercerá la función de protección de datos personales al interior de OPTILASER, S.A.
El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el decreto1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
b) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
c) En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de tres (3) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El titular del dato personal o su representante o causahabiente podrá enviar sus peticiones, consultas o
reclamos de lunes a viernes, de 08:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico protecciondatos@optilaser.com.co o enviarla a la Carrera 9 # 67ª 19 Of 302-303 de Bogotá, D. C.
La consulta o reclamo del titular deberá contener:
1. Identificación del titular (nombres y apellidos completos, tipo de documento de identificación y número)
2. Enunciación de la petición, consulta o reclamo.
3. Descripción clara y precisa de los hechos que dan lugar a la petición, consulta o reclamo.
4. Dirección y teléfono
5. Documentos en los que fundamenta su petición, consulta o reclamo. En caso de actuar mediante representante o apoderado, o ser causahabiente, se deberán adjuntar los documentos que acrediten tal calidad.
17. Procedimiento para garantizar el derecho a presentar reclamos
En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a personal de OPTILASER S.A., la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:
a) El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
b) Su representante, previa acreditación de la representación.
c) Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.
d) La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por OPTILASER S.A., señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:
1) El nombre y datos de contacto del titular, para recibir la respuesta.
2) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
3) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
18. Revocatoria de la autorización y/o supresión de datos
Los titulares podrán en todo momento solicitar a OPTILASER, S.A., la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que OPTILASER, S.A., deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, esto es, la revocación parcial del consentimiento.
Si vencido el término legal respectivo, el responsable y/o el encargado, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
19. Estructura corporativa sobre protección y tratamiento de datos
OPTILASER, S.A., cuenta con una estructura administrativa destinada, entre otras funciones, a asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la Ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.
20. Datos del Responsable del Tratamiento
Nombre o Razón Social: OPTILASER S.A.
Domicilio Teléfono: Carrera 9 # 67ª 19 Of.302-303 Tel. 7436009
Sitio Web: https://optilaser.co/
Email: protecciondatos@optilaser.com.co