PROCEDIMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
1. Objetivo
Establecer
los criterios sobre la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia
y transmisión de datos personales, en
cumplimiento y desarrollo del
derecho constitucional de todas las
personas a conocer, actualizar y rectificar de forma gratuita la información
que recaude sobre ellas en bases
de datos.
2.
Alcance
Esta
política aplica para el tratamiento de la información personal de todos
aquellos que tengan relación con OPTILASER
S.A. (titulares de información personal) que sea utilizada y/o se encuentre en
las bases de datos de OPTILASER S.A., quien actúa como responsable del tratamiento
de los datos personales.
3.
Marco Legal
•
Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013.
·
Decreto 886 de 2014
•
Y
demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen las cuales deben ser aplicadas por
OPTILASER
S.A.
NOTA: En la medida que decreto(s) que incorpore(n) cambios que modifiquen las
leyes anteriormente mencionadas, este Manual se ajustará de acuerdo con los cambios.
4.
Aplicación de la política
La
política es de obligatorio cumplimiento por parte de todos los colaboradores de
OPTILASER S.A. sus contratistas, proveedores y terceros que actúen en representación de la empresa.
El
incumplimiento de esta política acarreará sanciones de tipo laboral o del orden
contractual según sea el caso sin que
esto se limite a que por las actuaciones ejecutadas deba responder
solidariamente con su patrimonio como causa de los daños y perjuicios ocasionados a los titulares de la información y a OPTILASER S.A.
5.
Definiciones
Dato Personal: Cualquier información vinculada que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o indeterminadas.
Dato Personal Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del
Titular o cuyo uso indebido puede
generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o
étnico, la orientación política, las
convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos
humanos o que promueva
intereses de cualquier partido político
o que
garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la
salud, a la vida sexual y los
datos biométricos.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados
datos públicos, entre otros, los
datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su
calidad de comerciante o de
servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar
contenidos, entre otros, en registros
públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias
judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Autorización: mecanismo predeterminado a través de medios técnicos
que faciliten al Titular su manifestación
automatizada. Se entenderá que la
autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste:
1.
Por escrito,
2.
De forma oral o
3.
Mediante conductas inequívocas del
titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, decida sobre la base de datos
y/o el tratamiento de los datos, en este caso OPTILASER S.A.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, realice el
tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento para
este caso el usuario o tercero.
Oficial de Protección de
Datos: persona o área designada por el responsable y
Encargado que asume las funciones de
protección de datos personales y que dará tramite a las solicitudes de los
titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013 artículo 23.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o
Encargado del Tratamiento de datos
personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a
un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra
dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos
dentro o fuera del territorio de la
República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento
por el Encargado por cuenta del responsable.”
Titular: Persona natural
cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación
o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Causahabiente: aquella persona física o jurídica que se ha sucedido o sustituido a
otra, el causante, por cualquier
título jurídico en el derecho de otra. La sucesión o sustitución puede haberse
producido por acto entre vivos inter vivos o por causa de muerte mortis causa.
6.
Política de Tratamiento de Datos Personales
6.1 Principios
OPTILASER
S.A., aplicará los principios establecidos en la Ley 1581 artículo 4, los
cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
a) Principio de legalidad: Toda información de datos personales se le dará aplicación según las disposiciones vigentes sujetas a lo
establecido en la ley y en las demás disipaciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: La incorporación de datos a las bases de datos
físicas o digitales de OPTILASER S.A. deberá obedecer
a una finalidad legítima, la cual será oportunamente informada
al titular en la cláusula
de autorización para el tratamiento y en la política de privacidad.
c) Principio de libertad:
OPTILASER S.A., ejercerá el tratamiento sólo con el consentimiento, previo,
expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser
obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia
de mandato legal
o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad
o calidad: OPTILASER
S.A., propenderá porque la información sujeta a tratamiento de datos personales sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que
induzcan a error.
e) Principio de transparencia: Dentro de los mecanismos que se establezcan
en OPTILASER S.A., para el ejercicio
de los derechos de los titulares de la información personal, se garantizará al
titular y a sus causahabientes, así
como a los terceros autorizados por éste, el acceso a la información sobre
datos personales que le
conciernan.
f)Principio de acceso y circulación restringida: OPTILASER S.A., se
comprometen a garantizar que la información personal
únicamente podrá ser accedida por las personas
autorizadas, así mismo su circulación se limitará al ejercicio de
las finalidades autorizadas por el usuario. OPTILASER S.A., dispondrán de medios
contractuales para garantizar la confidencialidad y circulación restringida de la información.
g) Principio de seguridad: OPTILASER S.A. adelantará todas las medidas
técnicas, administrativas y humanas para garantizar
que la información personal de los
titulares almacenada en bases de
datos físicas o digitales no circule o sea accedida
por personas no autorizadas.
h) Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que
administran, manejen, actualicen o tengan
acceso a informaciones de
cualquier tipo que se encuentre en bases o bancos de datos, se comprometen a conservar y mantener de
manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales,
comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones.
6.2.
Finalidad del tratamiento de los datos personales.
El tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los
usuarios (personas naturales) de OPTILASER S.A., tendrá la siguiente finalidad:
1.
Cumplir las obligaciones contraídas por
la Organización con sus
Clientes al momento de adquirir
nuestros servicios
2.
Mantener informado sobre nuevos productos, servicios, promociones o cualquier
información comercial que esté relacionada con el
portafolio de productos y servicios de OPTILASER
S.A.
3.
Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios
4.
Evaluar la calidad del servicio
5.
Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo y niveles de contratación.
6.
Controlar el acceso a los consultorios y oficinas de OPTILASER
S.A., y establecer medidas de seguridad.
7.
Utilizar los distintos
servicios a través de los sitios web de OPTILASER S.A., incluyendo descargas de contenidos y formatos.
El tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los
Colaboradores de OPTILASER
S.A., tendrá la siguiente finalidad:
1.
Administrar y operar, directamente o por conducto
de terceros, los procesos de selección y vinculación
de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la
verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
2.
Establecer una relación contractual.
3.
Desarrollar las actividades propias
de la gestión de Talento
Humano dentro de la Organización, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema
general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad
sancionatoria del empleador, entre otras.
4.
Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya
lugar de conformidad con la ley aplicable.
5.
Contratar beneficios laborales con
terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
6.
Notificar a contactos autorizados
en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión
del desarrollo de este.
7.
Coordinar el desarrollo
profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.
8.
Planificar actividades empresariales.
9.
Ejercer la defensa ante acciones legales,
cumplir con exigencias judiciales o de otras autoridades competentes, derivadas
de la vinculación contractual.
10. Suministro de información a las autoridades competentes en caso de
ser requerida.
11. En general para cualquier otra finalidad que se derive de la vinculación contractual.
12. Verificar el cumplimiento de procesos y el acceso a los consultorios y oficinas de OPTILASER
S.A., y establecer medidas
de seguridad.
El tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los
Prestadores,
Proveedores y Asociados
de OPTILASER S.A., tendrá la siguiente
finalidad:
1.
Realizar la vinculación contractual.
2.
Evaluar el cumplimiento de sus obligaciones.
3.
Hacer el registro en los sistemas de OPTILASER S.A.
4.
Cumplir con las obligaciones contraídas con los Prestadores de Servicio / Proveedores de OPTILASER S.A.
5.
Reconocer la prestación del servicio.
6.
Publicar servicios en el portal OPTILASER
S.A., en línea.
7.
Suministrar información a las autoridades
competentes en caso de ser requerida.
8.
Controlar el acceso a los consultorios y oficinas de OPTILASER
S.A., y establecer medidas de seguridad.
El
tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los
Accionistas y miembros de Junta Directiva de OPTILASER S.A., tendrá
la siguiente finalidad:
1.
Reconocer, proteger y hacer valer los derechos de los accionistas de OPTILASER S.A.
2.
Cumplir con el pago de los dividendos.
3.
Contactar, vía correo electrónico,
o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas.
4.
Controlar el acceso a los consultorios y oficinas de OPTILASER
S.A., y establecer medidas de seguridad.
7.
Derechos del titular de la información
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los
derechos de los titulares de los datos personales:
1.
Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a OPTILASER S.A., en su condición
de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente
a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento
esté expresamente prohibido
o no haya sido autorizado.
2.
Solicitar prueba de la
autorización otorgada a la ESAP para el tratamiento de datos, mediante cualquier
medio válido, salvo en los casos en que
no es necesaria la autorización.
3.
Solicitar prueba de la
autorización otorgada a OPTILASER S.A., salvo cuando expresamente se exceptúe
como requisito para el tratamiento
(casos en los cuales no es necesaria la autorización).
4.
Ser informado por OPTILASER S.A.,
previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
5.
Presentar ante la Superintendencia
de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto
en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante OPTILASER S.A.
6.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten
los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales.
7.
Acceder en forma gratuita a sus
datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez
que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
Estos derechos podrán ser ejercidos
por:
1.
El titular, quien deberá acreditar
su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a
disposición OPTILASER S.A.
2.
Los causahabientes del titular, quienes
deberán acreditar tal calidad.
3.
El representante y/o apoderado
del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4.
Otro a favor o para el cual el
titular hubiere estipulado.
8. Autorización del titular
Sin
perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere
la autorización previa, expresa e
informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que
pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
La autorización del titular no será
necesaria cuando se trate
de:
1.
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2.
Datos de naturaleza pública.
3.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
4.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5.
Datos relacionados con el Registro Civil de
las Personas.
9. Datos sensibles
Se
entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o
cuyo uso indebido puede generar su
discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la
orientación política, las
convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de Derechos Humanos
o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los
derechos y garantías de partidos
políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida
sexual y los datos biométricos.
Tratamiento
de datos sensibles: Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados
como sensibles cuando:
1.
El titular haya dado su
autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha
autorización.
2.
El tratamiento sea necesario para
salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales
deberán otorgar su autorización.
3.
El tratamiento sea efectuado en el
curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o
cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre
que se refieran exclusivamente a sus
miembros o a las personas que mantengan contactos
regulares por razón de su finalidad. En estos eventos,
los datos no se podrán suministrar a terceros sin la
autorización del titular.
4.
El tratamiento se refiera a datos
que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso
judicial.
5.
El tratamiento tenga una finalidad histórica,
estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
10.
Política para el tratamiento de
datos para reuniones virtuales
Las reuniones virtuales, se
han convertido en una herramienta habitual en las empresas, debido a esto OPTILASER
SA decidió implementar estrategias para mantener la privacidad, tanto de los
anfitriones como de los propios asistentes, promoviendo así el cumplimiento de
la normatividad. Las estrategias definidas son:
1. Acceso Restringido:
Controlar quien accede a las reuniones, creando salas virtuales con diferentes
ID y enlaces.
2. Enviar el enlace a la
reunión por correo electrónico y solo a las personas que deban estar en ella.
3. Grabación de Reuniones: Al inicio de cada reunión se notificará a los
asistentes que se está realizando la grabación. Se informará en el chat de la
reunión, sobre el link de nuestra política de privacidad de datos personales
para que cualquiera de los asistentes pueda informarse sobre su uso. Si por
algún motivo la grabación de la reunión fuera a hacerse pública, debemos contar
con el consentimiento de los asistentes para reproducir su imagen y voz.
4.
Desactivar los micrófonos cuando los participantes no estén
interviniendo (esto puede hacerlo el anfitrión y/o el moderador, pero también
los participantes, recordándoles que desconecten el micro cuando no estén
hablando).
11.
Política para el tratamiento de datos de niños y adolescentes
Podrán
ser usuarios de los productos y servicios que ofrece OPTILASER S.A., siempre y
cuando actúen a través de o debidamente representados por sus padres o por quienes tengan la patria potestad
del menor o su representación legal. OPTILASER
S.A. velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad,
garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos
fundamentales, únicamente habrá tratamiento de estos datos cuando exista autorización expresa de sus representantes legales.
12.
Autorizaciones y consentimiento
La
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales
por parte de OPTILASER S.A., requiere del consentimiento
libre, previo, expreso e informado del titular de estos.
OPTILASER
S.A., utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y
adoptará las acciones tendientes y
necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos
de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares
de datos personales para el tratamiento de estos.
Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través
de terceros contratados para tal fin.
13.
Aviso de privacidad
El
Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro
formato conocido o por conocer, que
es puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos
personales. A través de este documento
se informa al titular la información relativa a la existencia de las políticas
de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento
que se pretende dar a los datos personales.
Articulo 10 Decreto 1377 de
2013
AVISO DE PRIVACIDAD
OPTILASER
S.A, protege sus datos personales y actúa de conformidad con la Ley 1581 de
2012, “por la cual se dictan
disposiciones generales para la protección de datos personales” y demás
disposiciones en la materia.
En virtud de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y el
Decreto Reglamentario 1377 de 2013, le informamos
que sus datos personales aquí registrados han sido recolectados y almacenados en nuestra base de datos, con la finalidad exclusiva de
llevar a cabo procesos de capacitación, actualización, promoción o información de ofertas, planes de incentivos y seguridad.
De igual forma, informamos que los datos correspondientes a su perfil personal y profesional son almacenados
en el servidor de la compañía, bajo altos estándares de seguridad, con el
objetivo de impedir el acceso no autorizado por parte
de terceros.
De
conformidad con el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, de la manera más atenta solicitamos la autorización para continuar
realizando el tratamiento de sus datos personales, en el marco de las finalidades
descritas y de acuerdo con las Políticas para el Tratamiento de Datos
Personales de OPTILASER S.A, accesibles a través nuestra página web www.optilaser.co
En
caso de que decida no autorizar el tratamiento de sus datos personales o que no
desee que OPTILASER S.A, lo contacte
en el futuro para ofrecerle nuestros servicios o alianzas estratégicas, le
solicitamos que nos envíe un correo
electrónico a info@optilaser.com.co,
dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de recibo de la presente
comunicación, para registrar
su NO AUTORIACIÓN.
Si en el término
de treinta (30) días hábiles,
contados a partir de la fecha de recibo de la presente
comunicación, no recibimos de su alguna solicitud relativa a la
supresión de sus datos personales de nuestras
bases de datos, OPTILASER S.A, podrá continuar con el tratamiento de sus datos
personales, en el marco de las finalidades mencionadas.
Sin
perjuicio de lo anterior, le recordamos que usted podrá, en cualquier momento,
solicitar a OPTILASER S.A, actualizar, corregir, completar, precisar
o suprimir sus datos personales, enviando su solicitud
al siguiente correo electrónico
info@optilaser.com.co.
En
caso de tener alguna petición, consulta, queja o reclamo en relación con el
tratamiento de sus datos Personales
por parte de OPTILASER S.A, por favor no dude en comunicarse con nosotros a
través de las siguientes direcciones: info@optilaser.com.co; o en la Carrera
9 # 67ª 19 Of 302 de Bogotá, Colombia
14.
Deberes de OPTILASER S.A. como responsable del tratamiento
Cuando
OPTILASER S.A., actúe como responsable del tratamiento de datos personales,
cumplirá con los siguientes deberes:
a) Garantizar al titular,
en todo tiempo,
el pleno y efectivo
ejercicio del derecho de hábeas
data.
b) Solicitar y conservar, copia de la
respectiva autorización otorgada
por el titular.
c)
Informar debidamente al titular
sobre la finalidad
de la recolección y los derechos que le asisten
por virtud de la
autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso
no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f)
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento,
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g)
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h)
Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente
autorizado.
i)
Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a
las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j)
Tramitar las consultas y reclamos formulados.
k)
Informar al encargado del
tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular,
una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l)
Informar a solicitud del titular sobre
el uso dado a sus datos.
m)
Informar a la autoridad de
protección de datos cuando se
presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan
riesgos en la administración de la información de los
titulares.
n)
Mantener en todo momento a un
trabajador de su planta de personal en constante revisión de los correos de
contacto con el propósito de atender las consultas que los titulares de los
datos personales realicen respecto de su habeas data.
Nota: Al ser la planta de personal
inferior a 10 trabajadores, no será necesario constituir un comité de
vigilancia de protección de datos personales, sino que se mantendrá un
funcionario ejerciendo dichas actividades. Esta disposición permanecerá siempre
que la planta de personal se mantenga en las condiciones y el tamaño actual,
sin embargo, en caso de que el número de trabajadores incremente, OPTILASER
S.A. deberá constituir dicho comité que tendrá el deber de velar por la
protección de los datos de conformidad con lo dispuesto a la normatividad
vigente y la Ley de Habeas Data.
15.
Consultas
Los
titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del
titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, OPTILASER S.A., garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la
información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la
identificación del titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales OPTILASER S.A., garantiza:
a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros
que considere pertinentes.
b) Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos
que deben ser informados en el aviso
de privacidad.
c) Utilizar los servicios
de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
d) En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención
de solicitudes de consulta,
las mismas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de
su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 15 días, expresando los motivos de la demora y
señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
16.
Reclamos
El
titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una
base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan
el presunto incumplimiento de cualquiera de los
deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable
del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través del canal designado, quien ejercerá la función de protección de datos
personales al interior de OPTILASER S.A.
El
reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información
señalada en el artículo 15 de la Ley
1581 de 2012 y en el decreto1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o
adicionen, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del
Tratamiento o al Encargado del
Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos
que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
b) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de
los cinco (5) días hábiles siguientes
a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2)
meses desde la fecha del
requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se
entenderá que ha desistido del reclamo.
c) En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para
resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término
máximo de tres (3) días hábiles e informará de la situación
al interesado.
Una
vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda
que diga “reclamo en trámite” y el
motivo de este, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda
deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El
término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a
la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de
dicho término, se informará al
interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo,
la cual en ningún caso podrá superar
los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
El
titular del dato personal o su representante o causahabiente podrá enviar sus
peticiones, consultas o reclamos de lunes a viernes, de 08:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico info@optilaser.com.co o enviarla a la Carrera 9 # 67ª 19 Of 302 de Bogotá, D. C.
La consulta o reclamo del titular deberá contener:
1.
Identificación del titular
(nombres y apellidos completos, tipo de documento de identificación y número)
2.
Enunciación de la petición,
consulta o reclamo.
3.
Descripción clara y precisa
de los hechos que dan
lugar a la petición, consulta
o reclamo.
4.
Dirección y teléfono
5.
Documentos en los que fundamenta
su petición, consulta o reclamo. En caso de actuar mediante representante o apoderado, o ser causahabiente, se deberán adjuntar
los documentos que acrediten tal calidad.
17.
Procedimiento para garantizar el derecho a presentar reclamos
En
cualquier momento y de manera gratuita el titular de los datos o su
representante podrán solicitar a OPTILASER S.A., la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su
identidad, dirigiendo su petición al correo electrónico info@optilaser.com.co
Los derechos de
rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán
ejercer por:
a)
El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
b)
Su representante, previa acreditación de la representación.
c)
Cuando la solicitud sea formulada
por persona distinta al titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en
caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.
d)
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por OPTILASER S.A., señalados
en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:
1)
El nombre y datos de
contacto del titular, para recibir
la respuesta.
2)
Los documentos que
acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
3)
La descripción clara y precisa de los datos personales respecto
de los cuales el titular busca ejercer
alguno de los derechos.
18.
Revocatoria de la autorización y/o supresión de datos
Los
titulares de los datos personales podrán solicitar a OPTILASER S.A., la
supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada
para el tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la
Ley 1581 de 2012.
La
solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no
procederán cuando el titular tenga un
deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Se
deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del
consentimiento puede darse. La
primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es,
que OPTILASER S.A., deba dejar de tratar por completo
los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento
determinados, esto es, la
revocación parcial del consentimiento.
Si
vencido el término legal respectivo, el responsable y/o el encargado, según
fuera el caso, no hubieran eliminado
los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la
Superintendencia de Industria y Comercio
que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos
personales. Para estos efectos se aplicará
el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de
2012.
19.
Estructura corporativa sobre protección y tratamiento de datos
OPTILASER
S.A., cuenta con una estructura administrativa destinada, entre otras
funciones, a asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones,
consultas, quejas y reclamos
relativos a protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos
contenidos en la Constitución y la Ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar,
rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el
tratamiento de datos personales.
20.
Datos del responsable del Tratamiento:
Nombre o Razón Social: OPTILASER S.A.
Domicilio: Carrera 9
# 67ª 19 Of. 302
Teléfono: 7436009
Sitio Web: https://optilaser.co/
Email: info@optilaser.com.co