POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

1. Objetivo

Establecer los criterios sobre la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, en cumplimiento y desarrollo del derecho constitucional de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar de forma gratuita la información que recaude sobre ellas en bases de datos.

 

2. Alcance

Esta política aplica para el tratamiento de la información personal de todos aquellos que tengan relación con OPTILASER, S.A. (titulares de información personal) que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de OPTILASER, S.A., quien actúa como responsable del tratamiento de los datos personales.

 

3. Marco Legal

• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013.
• Decreto 886 de 2014
• Y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen las cuales deben ser aplicadas por Optilaser, S.A.

NOTA: En la medida que decreto(s) que incorpore(n) cambios que modifiquen las leyes anteriormente mencionadas, este Manual se ajustará de acuerdo a los cambios.

 

4. Aplicación de la política

La política es de obligatorio cumplimiento por parte de todos los colaboradores de OPTILASER, S.A. sus contratistas, proveedores y terceros que actúen en representación de la empresa.
El incumplimiento de esta política acarreará sanciones de tipo laboral o del orden contractual según sea el caso sin que esto se limite a que por las actuaciones ejecutadas deba responder solidariamente con su patrimonio como causa de los daños y perjuicios ocasionados a los titulares de la información y a OPTILASER, S.A.

5. Definiciones

Dato Personal: Cualquier información vinculada que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o indeterminadas.

Dato Personal Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Autorización: mecanismo predeterminado a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste:

1. Por escrito,

2. De forma oral o

3. Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos, en este caso OPTILASER, S.A.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento para este caso el usuario o tercero.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.”

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Causahabiente: aquella persona física o jurídica que se ha sucedido o sustituido a otra, el causante, por cualquier título jurídico en el derecho de otra. La sucesión o sustitución puede haberse producido por acto entre vivos inter vivos o por causa de muerte mortis causa.

6. Principios

OPTILASER, S.A., aplicará los principios establecidos en la Ley 1581 artículo 4, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

a) Principio de legalidad: Toda información de datos personales se le dará aplicación según las disposiciones vigentes sujetas a lo establecido en la ley y en las demás disipaciones que la desarrollen.

b) Principio de finalidad: La incorporación de datos a las bases de datos físicas o digitales de Optiláser, S.A. deberá obedecer a una finalidad legítima, la cual será oportunamente informada al titular en la cláusula de autorización para el tratamiento y en la política de privacidad.

c) Principio de libertad: OPTILASER, S.A., ejercerá el tratamiento sólo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: OPTILASER S.A., propenderá porque la información sujeta a tratamiento de datos personales sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: Dentro de los mecanismos que se establezcan en OPTILASER S.A., para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información personal, se garantizará al titular y a sus causahabientes, así como a los terceros autorizados por éste, el acceso a la información sobre datos personales que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: OPTILASER S.A., se comprometen a garantizar que la información personal únicamente podrá ser accedida por las personas autorizadas, así mismo su circulación se limitará al ejercicio de las finalidades autorizadas por el usuario. Optiláser, S.A., dispondrán de medios contractuales para garantizar la confidencialidad y circulación restringida de la información.

g) Principio de seguridad: OPTILASER, S.A. adelantará todas las medidas técnicas, administrativas y humanas para garantizar que lanformación personal de los titulares almacenada en bases de datos físicas o digitales no circule o ea accedida por personas no autorizadas.

h) Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en bases o bancos de datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones.

7. Finalidad del tratamiento de los datos personales.

El tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los colaboradores de OPTILASER, S.A., tendrá la siguiente finalidad:

1. Realización del proceso de selección de personal de acuerdo a su aptitud para un cargo o tarea.

2. Establecer una relación contractual.

3. Cumplir con las obligaciones contraídas con usted como Empleado de OPTILASER, S.A.

4. Realizar diagnóstico para planes de Bienestar, política de Talento Humano.

5. Ofrecerle oportunidades de capacitación.

6. Evaluaciones de desempeño, satisfacción laboral, crecimiento personal, bienestar y salud ocupacional.

7. Cumplir el proceso de afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral (Entidades Promotoras de Salud, Administradoras de riesgos laborales, Fondos de pensiones y cesantías, Caja de Compensación).

8. Efectuar el proceso de Remuneración.

9. Ejercer la defensa ante acciones legales, cumplir con exigencias judiciales o de otras autoridades competentes, derivadas de la vinculación contractual.

10. Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.

11. En general para cualquier otra finalidad que se derive de la vinculación contractual.

El tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los prestadores y proveedores (personas naturales) de OPTILASER, S.A., tendrá la siguiente finalidad:

1. Realizar la vinculación contractual.

2. Cumplir con las obligaciones contraídas con usted como Proveedor de OPTILASER, S.A.

3. Reconocimiento para la prestación del servicio.

4. Publicar servicios en el portal OPTILASER, S.A., en línea.

5. Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.

El tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los usuarios (personas naturales) de OPTILASER, S.A., tendrá la siguiente finalidad:

1. Proveer los servicios y productos que usted ha requerido

2. Mantenerlo informado sobre nuevos productos, servicios, promociones o cualquier información comercial que esté relacionada con el portafolio de productos y servicios de Optilaser, S.A.

3. Cumplir con las obligaciones contraídas con usted como cliente de OPTILASER, S.A.

4. Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios

5. Evaluar la calidad del servicio.

6. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo y niveles de contratación. 

8. Política para el tratamiento de datos de niños y adolescentes

Podrán ser usuarios de los productos y servicios que ofrece OPTILASER, S.A., siempre y cuando actúen a través de o debidamente representados por sus padres o por quienes tengan la patria potestad del menor o su representación legal. OPTILASER, S.A. velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales, únicamente habrá tratamiento de éstos datos cuando exista autorización expresa de sus representantes legales.